Viisi vinkkiä hallitustyrkyille

TEKSTI: Panu Oksiala
KUVAT: Miika Ruissalo

Kuinka kähmytä ja hallita oikein (vähemmän väärin)

Kähmykausi on juuri alkanut ja ensimmäiset hallituskähmytkin ovat jo ilmestyneet kähmykilkkeeseen. Äärimmäisessä tapauksessa hallituskähmy johtaa hallitusvirkaan, kuten kirjoittajalle kävi syksyllä 2014, mikä on oireillut myös aktiivisuutena muissa yhdistyksissä. Vuosi killan viestintämestarina oli erittäin opettavainen, mutta muutama seikka olisi ollut hyvä tietää jo etukäteen. Tässä siis neljä pientä vinkkiä hallituskähmyyn ja -vuoteen, jotta kaikkea ei tarvitse oppia kokemuksen kautta. Näitä ajatuksia voi soveltaa rajallisissa määrin myös elämään kiltatoiminnan ulkopuolella.

1. Aseta tavoite toimikaudellesi

Mieti jo ennen kähmyä jokin asia, mitä erityisesti haluaisit kehittää vuoden aikana. Tämän on hyvä olla edes jollain tavalla mitattava, jotta siinä voi tuntea edistyvänsä. Hallitustoimintaan kuuluu tehtävästä riippuen enemmän tai vähemmän rutiininomaista toimintaa ja hallinnollisia tehtäviä, jotka eivät aina ole kaikista mielenkiintoisimpia. Jonkun konkreettisen kiltatoimintaa kehittävän projektin eteen työskentely kuitenkin motivoi läpi vuoden. Tästä on hyvä keskustella myös puhistyrkkyjen ja potenttiaalisten toimareiden kanssa, jotta kaikki tietävät vuoden alussa mitä aletaan rakentamaan.

2. Konsultoi edeltäjiä

Ota yhteyttä viran nykyiseen toimittajaan ja vaikka pariin edeltäväänkin ja kysy, mitä tehtävään yleisesti kuuluu ja mitä on tehty kuluvana vuonna. Vanhoilla toimijoilla on tietoa tehtävän suurimmista sudenkuopista sekä aikasyöpöistä ja varmasti ideoita potenttiaalisiin kehitysprojekteihin. On myös järkevää selvittää hyvissä ajoin onko edeltävällä toimikunnalla jäänyt jokin suurempi projekti kesken ja mitä sen loppuun saattaminen käytännössä vaatisi.

3. Poista sähköposti kännykästä

Tee se, ellei virkasi erityisesti vaadi sähköpostin aktiivista seuraamista. Hallitukseen valittaessa saapuvan sähköpostin määrä moninkertaistu kertaheitolla. Sähköposti ei ole luonteeltaan pikaviestin, joten sen ympärivuorokautista seuraamista ei voi odottaa. Sen sijaan sähköpostiviestit ovat monesti pidempiä ja sisältävät tärkeämpia asioita, joihin täytyy paneutua ja välillä myös reagoida (esim. vastata tai täyttää jokin lomake).

Kokemuksieni mukaan sähköpostin ”pelaamiseen” kannattaakin varata hetki, jolloin käy rauhassa kaikki uudet viestit saapumisjärjestyksessä läpi niihin samalla reagoiden. Pahin mahdollinen tilanne muodostuukin, kun ”skimmaa” uudet viestit nopeasti ruokapöydässä niin, ettei niihin ehdi reagoida heti. Tällöin monesti reagointi unohtuukin, ja käsittelemättömien viestien määrä alkaa kummittelemaan alitajunnassa aiheuttaen turhaa stressiä.

Kannattaa myös opetella käyttämään sähköpostin filttereitä, jolloin esimerkiksi yhdistysten listoilta tulevat viestit eivät mene samaan kansioon kuin mycoursesista tulevat kurssitiedotteet.

4. Suunnittele ajankäyttöäsi

Ota kalenteri käyttöön viimeistään nyt. Kokouksia, tapaamisia ja tapahtumia täytyy aikatauluttaa hyvissä ajoin, jolloin pienellä vaivalla laadittu kalenteri vähentää huomattavasti tarpeetonta stressiä. Ajankäyttöä kannattaa miettiä myös päivätasolla: haluatko olla tavoitettavissa vain toimistoaikoina vai myös iltaisin ja viikonloppuisin? Monissa järkevissä pikaviestisovelluksissa voikin säätää, minä vuorokaudenaikoina uusista viesteistä tulee ilmoituksia. Useimmissa tapauksissa taivas ei myöskään tipu niskaan, vaikka keskusteluryhmien ilmoitukset vaimentaisi kokonaan ja lukee uudet viestit muutaman tunnin välein.

Tarpeetonta töiden kotiin viemistä kannattaa myös välttää. Kun päivän viimeisen luennon jälkeen käy toimistolla pelaamassa sähköpostit läpi, niin ei tarvitse niistä enää kotona murehtia.

5. Pidä hauskaa

Kliseistä mutta toimii.